เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก (Time Attendance) เลือกแบบไหนดี? อัปเดตเทรนด์ปี 2025 สำหรับองค์กรยุคใหม่

ทำความรู้จัก: เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก คืออะไร และสำคัญอย่างไร?

เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก (Time Attendance Machine) คืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อบันทึกช่วงเวลาที่พนักงานเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงาน รวมถึงเวลาพักเบรกต่าง ๆ ได้อย่างอัตโนมัติ ข้อมูลที่ได้จะถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบดิจิทัล ทำให้ฝ่าย HR สามารถนำไปใช้คำนวณชั่วโมงทำงาน ค่าล่วงเวลา (OT) และเงินเดือนได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

ความสำคัญของระบบบันทึกเวลาอัตโนมัติ:

• ความแม่นยำสูง: ขจัดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการคำนวณด้วยมือ และลดข้อพิพาทเรื่องเวลาทำงาน
• ลดการโกงเวลา: ระบบไบโอเมตริกซ์ (Biometrics) เช่น การสแกนลายนิ้วมือหรือใบหน้า ป้องกันการตอกบัตรแทนกันได้อย่างสมบูรณ์
• ประหยัดเวลา HR: ไม่ต้องเสียเวลามานั่งรวมข้อมูลจากกระดาษ สามารถดึงรายงานเพื่อส่งต่อเข้าสู่ โปรแกรมเงินเดือน ได้ทันที
• การจัดการข้อมูลที่ยืดหยุ่น: รองรับรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการทำงานนอกสถานที่ หรือการทำงานแบบกะ (Shift Work)

3 ประเภทหลักของ เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก ที่ได้รับความนิยมสูงสุด

การเลือก เครื่องบันทึกเวลา ควรพิจารณาจากขนาดองค์กร สภาพแวดล้อมในการทำงาน และงบประมาณ

1. เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Fingerprint Time Attendance)

เครื่องมือนี้ใช้เทคโนโลยีไบโอเมตริกซ์ในการระบุตัวตนจากลายนิ้วมือ ซึ่งมีความเป็นเอกลักษณ์เฉพาะบุคคล

• ข้อดี: ความแม่นยำสูง, ป้องกันการลงเวลาแทนกันได้ 100%, มีราคาเข้าถึงได้ง่ายที่สุดเมื่อเทียบกับไบโอเมตริกซ์ชนิดอื่น
• ข้อเสีย: อาจมีปัญหาสำหรับผู้ที่ลายนิ้วมือจาง หรือทำงานในสภาพแวดล้อมที่มือสกปรก/เปียก
• เหมาะกับ: โรงงาน, คลังสินค้า, องค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ที่เน้นความมั่นคงของระบบ

2. เครื่องสแกนใบหน้า (Face Recognition Time Attendance)

เป็นเทคโนโลยีที่ทันสมัยและเติบโตเร็วที่สุด โดยใช้ AI และกล้องในการสแกนโครงสร้างใบหน้า

• ข้อดี: ความเร็วสูง (สแกนได้ในไม่กี่วินาที), ลงเวลาแบบไม่ต้องสัมผัส (Hygiene Friendly) เป็นไปตามหลักสุขอนามัยที่ดี, สามารถสแกนได้แม้ใส่แว่นหรือหน้ากากอนามัยบางประเภท
• ข้อเสีย: มีราคาสูงกว่าระบบสแกนลายนิ้วมือ
• เหมาะกับ: สำนักงานยุคใหม่, องค์กรที่เน้นภาพลักษณ์ทันสมัย, สถานที่ที่ต้องการความรวดเร็วในการเข้าออก

3. ระบบลงเวลาผ่านแอปพลิเคชัน/มือถือ (Mobile Time Attendance System)

เป็นทางเลือกที่ไม่ใช่อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ แต่ใช้ซอฟต์แวร์บนสมาร์ทโฟนของพนักงานในการลงเวลา

• ข้อดี: ยืดหยุ่นสูง สำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ (WFH, Sales, Delivery), ตรวจสอบตำแหน่งการลงเวลาได้ด้วย GPS Tracking, ประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์
• ข้อเสีย: ต้องอาศัยความร่วมมือจากพนักงานในการเปิด Location Services, อาจเกิดปัญหาหากสัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่เสถียร
• เหมาะกับ: ธุรกิจที่มีพนักงานทำงานนอกออฟฟิศ, องค์กรที่มีนโยบายทำงานแบบ Work From Home

 5 คุณสมบัติของ ‘เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก’ ที่ดีต้องมีในปี 2025

เพื่อให้การลงทุนของคุณคุ้มค่าที่สุด ระบบที่เลือกควรมีคุณสมบัติที่รองรับการบริหารงาน HR ในอนาคต:

1. การเชื่อมต่อ Real-Time และ Cloud-Based: ข้อมูลการเข้าออกควรถูกส่งและจัดเก็บในระบบคลาวด์ทันที (Online Time Attendance) เพื่อให้ HR สามารถเรียกดูและตรวจสอบได้จากทุกที่
2. การจัดการกะทำงาน (Shift Management): ระบบต้องมีความยืดหยุ่นในการจัดการกะทำงานที่ซับซ้อน เช่น กะเช้า/บ่าย/ดึก หรือการหมุนเวียนกะ
3. การประมวลผลการลาและ OT: สามารถเชื่อมโยงข้อมูลการลงเวลาเข้ากับการขออนุมัติการลาและการทำงานล่วงเวลา (OT) ได้อย่างอัตโนมัติ
4. การส่งออกข้อมูลที่หลากหลาย: ต้องรองรับการส่งออกข้อมูลในรูปแบบที่หลากหลาย (CSV, Excel) และสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ HR อื่น ๆ ได้ง่าย
5. อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย (User-Friendly): ทั้งพนักงานและฝ่าย HR ต้องสามารถใช้งานเครื่องมือและซอฟต์แวร์ควบคุมได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว